Datenschutz-Hinweise
gem. Art. 13 ff. DSGVO
1. Verantwortlicher
Für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer
personenbezogenen ist die Hochschule für Künste Bremen, Am Speicher XI 8, 28217
Bremen, Telefon: 0421 9595 1000, Homepage: www.hfk-bremen.de (nachfolgend:
HfK), verantwortlich.
2. Allgemeine Datenverarbeitung
Wenn Sie die Microsoft-Dienste, welche seitens der HfK
bereitgestellt werden, nutzen, werden je nach Art und Umfang der Nutzung über
Ihre Benutzerkontodaten hinaus personenbezogene Daten verarbeitet, die Sie
selbst in Ihrer täglichen Arbeit oder in der Zusammenarbeit mit anderen
verwenden. Beispiele: Sie nutzen Ihr persönliches Namenskürzel für die
Benennung von Dateien. Sie tauschen sich mit Teamkollegen zu Ihren
Abwesenheitszeiten aus.
In Ihrem Konto bzw. bei der Nutzung der
Microsoft-Dienste können Sie teilweise weitere völlig freiwillige Angaben zu Ihrer Person treffen, müssen dies
aber nicht. Beispielsweise können Sie in Ihrem Konto ein Profilbild nutzen oder
Ihren Status (Verfügbar/Beschäftigt/Bin gleich zurück) für andere Nutzende
sichtbar machen.
Wenn Sie Daten bzw. Dateien bearbeiten, werden Sie
teilweise als letzter Bearbeitende angezeigt (Zuletzt bearbeitet durch …).
Daneben werden Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise zum Inhalt von
Dokumenten, Dateien, Datenbanken oder Seiten jeweils zu den Zwecken, zu denen
diese Inhalte erstellt werden, verarbeitet.
Für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche
Unterstützung und Verbesserungen der MicrosoftDienste
werden technische Informationen zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk bzw. Ihrer
Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID),
Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon
oder Lautsprecher, Art der Verbindung, verarbeitet.
3. Ihr Benutzerkonto für Microsoft
Als Beschäftigte/r bzw. Bedienstete/r oder Studierende/r
der HfK erhalten Sie ein individuelles Benutzerkonto zur Nutzung der Microsoft-Dienste.
Hierzu werden in der Regel folgende personenbezogenen Daten von Ihnen
verarbeitet:
Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer.
4. Speziellere Datenverarbeitungen für
Cloud-Dienste
In den folgenden Cloud-Diensten werden Ihre personenbezogenen
Daten darüber hinaus in der hier beschriebenen Weise verarbeitet.
4.1. Datenverarbeitung Exchange Online
Exchange Online stellt die gehostete Cloud-Lösung von
Microsoft Exchange Server dar und ermöglicht den Benutzenden einen Zugriff auf
E-Mail, Kalender, Kontakte und Aufgabenverwaltung per Webbrowser, Microsoft
Outlook oder mit Mobilgeräten. Die Cloud-Lösung dient der zentralen Ablage und
Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen
für mehrere Benutzer und ermöglicht so die effiziente Zusammenarbeit innerhalb
der Hochschule.
4.2. Datenverarbeitung Microsoft Teams
Microsoft Teams dient dem Austausch via Online-Meetings
in öffentlichen und privaten Gruppen sowie als Kollaborationsplattform (z.B.
Erstellung von Gruppen, Austausch via Chat, Ablage von Dokumenten uvm.).
Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen, werden
Audio und Videosignale verschlüsselt an die anderen Konferenzteilnehmer
übermittelt. Es steht Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage-
oder Umfragefunktionen zu nutzen. Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie
während des Online-Meetings selbst ein- und ausschalten. Noch vor Beitritt in
den Konferenzraum können Sie Ihren Namen eingeben und wählen, ob Sie mit ein-
oder ausgeschalteter Kamera bzw. Mikrofon eintreten.
Sofern wir Online-Meetings (z.B. für Schulungszwecke)
aufzeichnen möchten, werden wir Ihnen dies im Vorfeld mitteilen und Sie, sofern
erforderlich, um Ihre Zustimmung bitten. Beim Start einer Aufzeichnung erhalten
alle Teilnehmenden des Meetings hierüber eine systemseitige Benachrichtigung.
Sofern Sie mit der Aufzeichnung nicht einverstanden sind, können Sie jederzeit
das Meeting verlassen oder Ihre Kamera oder Mikrofon deaktivieren. Ihre
Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Informieren Sie hierüber bitte unmittelbar den Moderator des jeweiligen
Online-Meetings.
4.3. Datenverarbeitung für weitere angebundene
Cloud-Dienste
Die HfK betreibt weitere an die Microsoft Cloud angebundene
Cloud-Dienste, z.B. SharePoint Online als zentrale interne
Kommunikationsplattform. Sofern Sie diese Cloud-Dienste nutzen, werden neben
Ihrem Namen bzw. Namenskürzel ggf. auch weitere personenbezogene Daten von
Ihnen verarbeitet, die Sie hierbei angeben oder dort hochladen.
5. Datenverarbeitung im Rahmen von
Logfiles
Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit der
Microsoft-Dienste und zur Nachverfolgung von missbräuchlichen Aktivitäten und
IT-Angriffen erfolgt eine Protokollierung von Datenzugriffen und Anmeldungen in
LogFiles. Die Log-Files sind ausschließlich den
Administratoren zugänglich und werden nur für die genannten Zwecke
verarbeitet.
Die folgenden Daten können von IT-Administratoren
eingesehen werden:
• Angaben zur Anmeldung (z.B. IP-Adresse, Benutzername).
• Geräte-/Hardwaredaten (z.B. Gerätemodell, Betriebssystem).
• Hardwareinventurinformationen (z.B. Seriennummer,
WLAN-MAC-Adresse).
• Zeitpunkt des Logins und Logouts zu Sicherheitszwecken.
• Administrator- und Kontoinformationen (z.B. Vor- und
Nachname des Administratorbenutzers, EMail-Adresse
des Kontobesitzers).
Bei der Nutzung mobiler Endgeräte können von
IT-Administratoren zudem eingesehen werden:
• App-Bestand und App-Namen (z.B. App-Version,
Installationspfad).
• Mandanten-IDs von Drittanbietern (z. B. die Apple-ID).
• Verwaltete Anwendungsinformationen (z.B.
Intune-Geräteverwaltungs-ID, Azure Active DirectoryGeräte-ID).
Ein Zugriff auf Geolokalisierungsdaten bei mobilen
Endgeräten erfolgt ausschließlich bei Verlust des Endgerätes, um den Standort
zu ermitteln. Der Zugriff erfolgt für keine anderen Zwecke.
Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei
Nutzung von Microsoft Cloud-Diensten finden Sie unter:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
6. Rechtsgrundlagen für die
Datenverarbeitung
Sofern Sie Microsoft Dienste als Beschäftigte/r oder
Bedienstete/r der HfK nutzen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage
von
• § 12 BremDSGVOAG i.V.m §§ 85, 92 BremBG, soweit
diese für Zwecke des Dienstverhältnisses erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art.
88 DSGVO, § 26 BDSG., soweit diese für Zwecke des Arbeitsverhältnisses
erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO,
§ 3 Abs. 1 BremDSGVOAG i. V. m § 4 BremHG, soweit diese zur Erfüllung der der HfK durch
Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben (Bildungsauftrag, Lehre, Forschung)
erforderlich ist.
Sofern die Microsoft Dienste im Rahmen der Lehre genutzt
werden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von
• § 3 Abs. 2 Satz 2 BremDSGVOAG,
sofern und soweit diese zu Aus-, Fortbildungs- und Prüfungszwecken erfolgt und
nicht schutzwürdige Interessen der betroffenen Person entgegenstehen.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO,
§ 3 Abs. 1 BremDSGVOAG iVm
§ 4 BremHG, sofern und soweit diese zur Erfüllung der
der HfK durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben (Bildungsauftrag, Lehre,
Forschung) erforderlich ist.
Sofern Sie als externe Teilnehmer/in, an einem
Online-Meeting teilnehmen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von
• Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. b DSGVO, sofern die Teilnahme am Online-Meeting zur
Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist.
Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung
vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.
• Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO,
§ 3 Abs. 1 BremDSGVOAG iVm
§ 4 BremHG, sofern und soweit die Durchführung von
Online-Meetings zur Erfüllung der der HfK durch Rechtsvorschrift übertragenen
Aufgaben (Bildungsauftrag, Lehre, Forschung) erforderlich ist.
Sofern Sie bei der Nutzung der Dienste freiwillig
Angaben zu Ihrer Person machen oder freiwillig nicht zwingend erforderliche
Funktionen nutzen, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage
Ihrer widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.
a und Art. 7 DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die
Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass Verarbeitungen, die vor dem
Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.
Die Verarbeitung und Auswertung von Log-Dateien und
Metadaten gründen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f
DSGVO.
Die von den Verantwortlichen verfolgten berechtigten
Interessen umfassen folgende:
• Feststellung einer missbräuchlichen Nutzung;
• IT-Sicherheit und kontinuierliche Verbesserung der
Dienste.
7. Weitergabe Ihrer Daten
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an
Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe
bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben
oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt
sind.
Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützt uns die
Microsoft Corporation als Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des
Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden. Eine Datenverarbeitung außerhalb der
Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) erfolgt
grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der
Europäischen Union beschränkt haben. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen
werden, dass Ihre Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet bzw. an
die Microsoft Corporation übermittelt werden, etwa wenn Sie selbst die
Verbindung aus einem Land außerhalb der EU/EWR herstellen. Im Hinblick auf
diese Datentransfers in Drittstaaten setzen wir die aktuellen
EU-Standardvertragsklauseln ein.
8. Speicherdauer
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur bis zur
Erledigung der Zwecke, für die die Daten erhoben wurden. Danach werden Ihre
Daten gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen
erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine
Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw.
Löschfristen:
• Alle Benutzerkontodaten sowie ggf.
Mail-Postfächer und Daten in OneDrive for Business
werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht.
Verwenden Sie ein eigenes Microsoft-Konto wird die Verknüpfung mit unseren
Cloud-Diensten aufgehoben, wenn die Bereitstellung des Dienstes beendet
wird.
• Gespeicherte technische Protokolle/technische
Diagnoseinformationen werden nach maximal 180 Tagen gelöscht oder anonymisiert.
• Alle Informationen, Nachrichten und Medien, die in einem
Besprechungs-Chat auch während eines Online-Meetings ausgetauscht werden,
werden grundsätzlich nach 180 Tagen gelöscht.
• Aufgezeichnete Online-Meetings werden abhängig vom
jeweiligen Aufzeichnungszweck auch längerfristig gespeichert. Die konkrete
Speicherdauer wird in Bezug auf die jeweilige Aufzeichnung den Teilnehmern
vorab mitgeteilt.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft
seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten
sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO oder auf Löschung,
sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die
Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO
genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das
Recht auf Datenübertragbarkeit.
In
Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben
Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation
ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die
personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar
zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren
Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Um Ihre Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte
an unsere oben angegebenen Kontaktdaten.
Sie haben zudem das Recht hat auf Beschwerde bei einer
Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie
betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Das
Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem
Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des
mutmaßlichen Verstoßes geltend gemacht werden.
Kontaktdaten
des Datenschutzbeauftragten:
Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen
Pflichten werden wir von unserem Datenschutzbeauftragten unterstützt. Nennen
Sie im Falle einer Anfrage bitte das betreffende Unternehmen. Die Kontaktdaten
unseres Datenschutzbeauftragten lauten: datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Straße 88, 28217 Bremen, Web:
www.datenschutz-nord-gruppe.de, E-Mail: office@datenschutz-nord.de.